Предоплата и частичная оплата заказ-наряда: как не потерять остаток

Заказ на 30 000 ₽ редко создаёт вопросы, если клиент платит один раз. Сложности начинаются, когда 5 000 ₽ внесены при записи, 10 000 ₽ — после согласования работ, а остаток оплачивается при выдаче. Важно хранить каждый платёж отдельно и видеть остаток по заказу.

Начните с согласованной стоимости

Зафиксируйте состав работ, скидку и итог заказа. Для примера итог равен 30 000 ₽. После первого платежа на 5 000 ₽ остаётся 25 000 ₽, после второго на 10 000 ₽ — 15 000 ₽. Второй платёж не заменяет первый и не становится новой общей суммой оплаты. Такой простой контроль помогает заметить ошибку ещё до выдачи автомобиля.

У каждого платежа должны быть свои реквизиты

Записывайте сумму, дату, способ оплаты и сотрудника, который её принял. Если деньги поступили переводом, укажите соответствующий счёт, когда он используется в вашем учёте. Не превращайте комментарий «оплачено частично» в единственный источник информации: по нему нельзя сверить кассу и поступления за день. В DTLHub отдельные оплаты видны в заказе; после внесения платежа проверьте оплачено и остаток.

Изменение заказа требует повторной сверки

Допустим, клиент согласовал дополнительную работу на 4 000 ₽. Итог стал 34 000 ₽, ранее внесённые 15 000 ₽ сохраняются, остаток — 19 000 ₽. Если вместо добавления работы исправить старый платёж, история станет недостоверной. Возврат также следует отражать самостоятельной операцией по правилам вашего учёта, а не скрывать удалением комментария.

Закрывайте день по платежам, а не по статусам

Завершённый заказ не обязательно полностью оплачен. И наоборот: предоплата может поступить по заказу, который ещё не начат. Для сверки дня возьмите именно поступившие платежи, разделите их по способам оплаты и сопоставьте с фактическими суммами. Выручка за выполненные работы и движение денег отвечают на разные вопросы; руководителю нужны оба показателя.

Что проверить

• Итог заказа согласован. • Каждый платёж внесён отдельной суммой. • Остаток проверен после изменения работ. • Выдача автомобиля и статус оплаты проверяются отдельно.

Попробуйте DTLHub на тестовых данных: dtlhub.ru/demo.